酒类分销企业ERP实施方案

方案综述

集团分销企业的业务特性决定了从产品生产成商品后从公司机构、经销商到最终客户手中的供应链条中，需要各环节实时、准确的信息协调，并以此为基础，管理销售政策，达成高效物流的配送体系。

供应链高效化，是分销管理所必追求并不断改进的目标；

客户需求的快速变化，需要新途径增加销售利润；

有效的信用管理体系和公司品牌，是渠道向心力形成的基础；

企业间激烈的竞争，正转向对渠道占有的竞争和对高效渠道的依赖，渠道效益最大化， 是公司效益最大化的基础。

解决方案特点

通过协同管理，支持企业对跨区域、跨渠道、跨公司的物流、核算、资金流的管理和支持，从而实现信息流统一；

支持企业统一制订销售相关政策，以使企业能够控制其通路中的价格、价保、返利政策的执行，以使企业在严格考核当期经营指标的同时，保证企业销售、流通体系不破坏企业的长期目标；

提供强大的管理功能：销售及其赢利分析、市场占有率分析，以及销售过程中，新利润增长点分析与发现。

企业概况

该集团酿酒有限公司地处鲁、苏、豫、皖四省交界处，交通畅达，酒业兴旺，市场繁荣。

目前，改集团酿酒有限公司已成为生产经营白酒为主，印刷、果酒、饮料、房地产等多业并举的大型现代化企业集团，拥有员工2600人，其中专业技术人员218人，国家级白酒评委2人，省级白酒评委6人。酿酒发酵池6000个，可年产优质粮酒2万多吨，储酒能力3万吨。企业先后荣获“全国白酒工业百强企业”、国家级“守合同重信用单位”、“山东省消费者满意单位”等一系列荣誉称号。产品已经走出本地市场，远销辽宁、上海、广东、河南、天津、宁夏等十多个省外市场，深受广大消费者欢迎。

实施历程

企业在多年前已开始着手信息化建设，在财务方面使用了单机版的软件，帮助企业进行财务管理。但是随着企业的飞速发展，产品种类也由单一发展为多元化，企业管理人员渐渐发现，现有软件在实际业务流程中出现较多问题，某些功能已无法达到企业运转要求。因此部分业务只能采取较原始的的手工操作模式，这样一来，工作中遇到的新旧问题也在不断的增加，工作效率也比较低下。

诸多的严重问题围绕着高层管理人员，使他们越来越觉得如此下去，对企业的发展会起到很不利的重大影响。在这种情况下，快速找到一个适合自己企业的软件来帮助进行管理，无疑是最迫在眉睫的重要事情。企业专门为管理软件选型举行了招标会议，由当地政府牵头，在发改委、软件协会和诸多管理顾问的协助下，由各个品牌软件代表针对企业现况，提供管理方案并进行解说。会议完毕后，经过多方、数次的研究商讨，企管家管理软件因其先进的管理、灵活的订制功能，获得企业青睐。

IT基础架构

网络：网络为10M固定IP宽带

服务器：联想品牌服务器，CPU为XEON2.27四核，内存16G，硬盘1.5T

客户端：均为联想品牌机，INTER品牌CPU，内存G；移动工作客户端为联想上网本，凌动CPU,内存1G。

关键应用价值

精益生产，利润最大化

应用部门：仓库，调度部，生产部

管理业务：

调度主任根据汇总的销售计划数量，结合当前库存、安全库存、生产在途、销售在途、客户库存、历史数据等信息，计算出当前需要生产数量。由此直接产生生产任务单并下达，然后进行生产加工。

管理难点：

为了更好的管理市场和分析市场，企业对产品按照不同的区域、不同的销售对象进行了规格细分，这样一来，各个区域各个销售对象都有属于各自的产品名称，但是从生产角度来讲，这些产品的生产成本基本相同，因此财务统计时也不细分，仓库向财务报库存时，同类产品不考虑规格一并统计，这样一来，财务无法及时了解不同规格的产品的份额，也就无法了解在各个不同市场的销售情况和市场动态。

企业在下达生产计划时，完全凭经验将多个地区的产品需求量统一计算生产需求量。这种粗略的统计方法，使得当客户实际购买后，很容易造成某类货品积压，某类货品断销。

销售财务做销售开单时，只能按业务员或客户的口头需求填写货品信息，当成品仓库没有此类货品时，往往会在提货单上手改成有库存的同类产品。这样一来，销售财务在电脑中登记的开单货品与实际发货货品就存在差异，时间越长，差异越大。按照电脑统计的数据作为下一步生产的依据愈加混乱，造成原本已有库存积压的产品还在持续生产，而实际需求的货品却没能及时生产，既占用了企业资金，提高了库存成本，又降低了企业的销售额度。

应用价值：

根据企业实际应用的需求，系统实行严格的产品类别、名称区分制度，对于需要独立核算成本、统计库存、计算销量等数据的产品，都单独作为一种货品，且每一种货品都对应唯一的编号。这样在业务员编制销售计划、调度中心下达生产任务、销售财务编制销售开单的时候都使用产品编号加以区分，就可以避免因产品名称混淆带来的种种弊端。

合理库存，计划精确化

应用部门：仓库，调度部，采购

管理业务：

原料采购入库，生产领料，成品入库，成品销售出库，库存盘点

管理难点：

无法即时得知由生产任务单引出的物料需求、库存核算等各方面的信息，导致部分原料积压严重，部分原料却需要停工待购。

库存盘点工作量大，实施起来费时费力，但盘算结果却不够准确及时。

采购的原料需做暂入库，之后根据实际的使用情况做采购开单，采购开单时又需考虑次品、赠品、使用产生的废品等多种情况，由手工计算的数据存在数据不准确、不及时、审核环节多、工作效率低等问题。

应用价值：

通过基于销售计划的产品生产需求动态分析表，系统根据公式：

生产需求=调度计划-实际库存量+安全库存量-生产中数量-采购中数量+销售中数量

可自动计算当前各种产品需要生产的数量，调度中心根据此数值，结合往年同期历史数据、客户库存、促销计划等信息生成生产计划，通过该生产计划并结合事先编制的物料清单就可以得出生产计划物料需求分析，需求分析根据公式：

供应差距=计划需求量+任务需求量+安全库存量-当前库存量-车间有效量-采购订单有效量-采购开单有效量-采购待入库量

自动生成各种原料包括半成品、包装物等信息的供应差距，供应科根据实际物料需求及时组织采购，这样便可实现销售计划、原料供应、即时生产的一体化，同时也为企业节约库存成本创造了有利条件。

通过库存管理模块，可获得及时准确的库存信息，从而由管理人员进行经营决策。原料入库前，由库管人员检验查看，确认有无次品、废品和赠品后将数据录入，次品和赠品无需计算至采购开单，但库存需体现，废品不计算库存，也不计算至采购开单；原料入库后，在实际生产过程中由于人为原因导致材料损坏无法使用，也需按有效使用量计算至采购开单，需要向供应商支付款项；在生产过程中再次发现的次品，由检验科出具检验报告，不计算至采购开单。这样一来，对原料的多种情况都做了很明晰的区分，需要做采购开单时，可以及时、准确的提供数据。

分销系统管理

管理业务：业务员管理，各个销售区域分别管理。

管理难点：

各区域业务信息汇总困难，数据汇总整理工作量大且效率较低，往往现在手头整理的数据，已经是数天之前的信息，不够及时准确。使单据回款情况无法及时掌握。因为实际业务流程开放式的原因，无法实现销售员分别管理。不同产品在不同时段的提成不同；单笔销售额度的不同，提成方法有不同；业务员年资高低也影响提成核算，提成核算的手工计算复杂且工作量较大。

应用价值：

软件加强并完善了对业务员的管理，使业务员拥有自己的专用通道，在各自的通道中进行客户、产品等订单信息的录入。

系统本身具备高度灵活的权限控制功能，通过不同的权限设置，企业数量众多的业务员，将只能对自己的销售业务进行查询和编辑操作，并屏蔽了其他业务员的信息。由此便有效地保证了企业信息的保密性，同时对于企业的管理人员来讲如果有相应的权限授权则可以随时查看并编辑所有业务员的销售单据。

另外通过业务分析功能还可使管理人员方便快捷地掌握企业的销售情况以及销售发展趋势。对于业务员销售提成的计算，系统提供了一套完善的提成计算流程，首先由公司管理人员制定一系列的考核参数包括提成方式、参数值等，当计算业务员提成的时候系统便可根据事先制定的考核参数自动生成提成金额。

精确销售计划

应用部门：市场部，调度部

管理业务：

各个业务员调查里了解自己管辖范围内的客户当月、当季产品需求量后，需填写销售计划表格，提交至上级管理人员，经层层审核后，得出比较准确的销售计划。

管理难点：

业务流程周期冗长，数据更新不及时。无法及时全面地查看以往各个区域里每种产品的销售记录情况，订单审核人员无法结合以往销售情况，对比现有计划量进行调整修改，销售计划的准确度较低，产生库存积压或断货现象。对于业务员报的计划，与实际销售量，无法及时的做对比，难于对业务员监督。

应用价值：

通过软件的使用，使企业的业务流程更合理。各部门、各层级之间信息扁平化，让销售计划、订单的审核更及时迅速，工作效率大大提高。在本企业中销售计划是驱动原料采购、车间生产的原动力，因此销售计划填报的准确性和及时性对企业的销售、库存、采购都将产生举足轻重的影响。

对于业务员上报的销售计划，分公司经理需审核整理后上报总公司销售部经理进行再次审核其目的在于最大限度地保证销售计划的准确性。分公司经理和总公司销售部经理可以依据以往这一时期的销售情况并结合每年销售量的递增比例对待审核数据进行修改更正，销售计划确认审核完以后，调度中心依据需求公式：生产需求=调度计划-实际库存量+安全库存量-生产中数量-采购中数量+销售中数量，安排采购和生产计划，这样销售的需求就可以迅速反应到生产当中去，并减轻了库存压力同时也有效地避免了资源的浪费。

根据业务员销售计划中的产品数量，对比实际销售数量后，可以进行销售计划准确度的审核。

财务对接

管理业务：

企业属下的分公司很多，每个公司都有独立的财务系统，企业老总希望及时的了解各个公司的运营情况，已经集团总账，因此需要将其他品牌的单机版财务软件接入系统，进行统一的核算管理。

管理难点：

目前企业老总要了解各个公司的运营情况和财务情况，以及集团总账的的情况，需要花费大量的人力物力，得出的结果却不及时、不准确。企业之前已用的一款单机版财务软件，功能已经完全达不到经营的需求，但是为了报税，这套系统暂时又不能完全放弃，因此对于上不上财务软件非常矛盾，如果采用新的软件，就需要用新的财务系统和老的财务软件分别做两遍帐，会增加大量的人力物力，如果不采用新的财务系统，又完全达不到工作需求。而且原先的财务软件采用了较老的科目，与现在规定的财务科目存在差异，集团下各个公司的财务科目又不一样，为了继续使用财务软件的部分功能，必须将单机版软件接入管理软件系统，而且必须要处理好相同科目但代码不同之间的对接。

应用价值：

针对这种情况，技术人员设计开发了专用的财务接口，实现了直接把管理软件里的数据引出到单机版财务软件，同时也可把财务软件的数据直接引入到管理系统的业务需求。

应用价值：

为了集成各分公司单机版的财务软件根据实际情况，本系统对财务科目进行了创造性的调整即所有单击版财务系统中的一级科目对应于本系统的二级科目，并对科目编码进行了相应的调整。由于调整后的科目编码与单击版财务系统编码不同，本系统通过科目设置模块，采用一一对应的方式建立了本系统的财务科目与单机版财务系统科目的对应关系。对应关系设置好以后，便可实现从本系统财务软件引出数据到单击版财务系统，同时也可以把单击版财务软件中的数据引出到本系统中。

原料加工

管理业务：原料加工、入库；加工提成核算

管理难点：

原料加工方式多样化，人工业绩提成核算复杂。企业以前没有一套完善的标准编码系统。部门间各自为政，编码不统一。统计方法混乱无章，各个名称、规格、型号没有分别进行统计管理。这样一来，调度部门在统计各个产品生产所需要的原材料数量的时候，只能笼统的将加工过和没加工的原料总数一起计入调度管理，无法区分原料有无加工，使原料加工的提成核算工作量加大，数据也不够详细准确。

应用价值：

软件从规范产品编码入手，将产品按货品名称、瓶装规格、销售区域等条件分别设置货品编码，逐步建立起了一套符合产品特性的编码体系，细化了货品管理。需要加工的原料和采购回来就可以投入生产使用的原料使用编码区别管理。将提成核算细致划分，按不同的原料不同的工艺分别计算提成。产品数量由管理人员确认合格后录入系统，然后软件自动进行提成分类结算，为财务部门减轻了工作难度。

为了让生产管理人员与工人在实际生产中，严格按照工艺路线实施生产，技术人员将工艺路线与生产流程相结合，利用软件进行流程的监控管理。生产人员完成相应的工序并移交给下一道工序，必须经过管理人员的审核，所以只有完成相应的工序并保证质量，生产人员才能获得系统自动给予的计件考核。

窜货监管

管理业务：通过对经销商的出货量统计，监督市场是否存在窜货现象。

管理难点：

对于某一个货品，在不同的地区销售的时候，由于市场竞争等多种原因，市场供价及返利等政策往往并不相同，因此造成销售或代理商为了减低成本，相互串货，对于这样的现象，由于出货的数量并非该地区的真实销售数量，因此造成销售数据的不准确，无法体现企业产品对市场占有率的统计，即无法促使企业良性发展，对于企业宏观调控造成非常严重的恶劣后果。

应用价值：

系统提供统计分销商销量的功能，企业要求业务员定期填写客户分销登记单以记录该期间分销商每一种货品的销量情况，通过查看分销记录管理人员可凭借自身经验和以往数据，结合单据信息，查看各区域销售数据有无异常。便于当销售情况有异常增高或降低的时候，及时发现并追踪调查，一定程度上的解决了窜货难以控制的情况。

统筹市场信息

管理业务：

通过登记各大终端客户(如酒店、商场超市)的销售情况，由业务员对销售产品结构进行初步分析上报，再由企业专门的负责部门对这些数据进行汇总分析，分析不同档次的产品在不同的市场的占有率，由此给企业老总和销售部门下达营销策略提供数据支持。

由业务员或其他内部人员针对市场提出营销活动申请，然后由上级管理人员层层讨论审批。活动确定开展后，所需产品发货出库。

管理难点：

由业务员报上来的汇总分析，需要某部门做成各种分析表，分析图，并由此提出相应的策略，以便于送交给企业老总和销售部门。但是由于统计上来的市场、业务员的数据量非常庞大，要整理这些数据并做成具有参考价值的策略文案需要耗费大量的人力和时间。市场动态瞬息万变，由于对数据处理不及时或分析不准确，导致促销手段达不到预期效果，直接影响产品的推广和市场占有，使企业的利益损失。

应用价值：

在软件终端客户销售管理模块中，可记录各个商厦、酒店等终端客户的产品销售情况，包括其他品牌的商品在这个客户的销售数量。系统按业务员录入的信息，自动生成我方产品与其他竞品每月、每年的销售业绩对比分析表、分析图，各个产品市场销售信息一目了然。

软件还支持将各个商品按不同档次划分，进一步地对比分析，如我方与竞方在高档酒、中档酒等的不同占有率情况。高层管理人员只需点击查看图表信息，就可以轻松掌握每个产品在不同市场的占有率情况，便于企业结合各方面信息，针对各个市场及时进行营销决策。

策划人员在系统录入活动策划的详细信息后，即可提交给上级进行查看审核。高层管理人员根据每个审批人员的备注意见，综合市场情况、产品库存情况等各方面数据，分析考量后决定是否开办活动。软件将以往需要召开多次会议研究商讨的工作，变为及时、便利的业务流程，大大提高了工作效率，使市场驱动性灵活迅速。

应用效果

库存占用比原来减少了25%，为企业赢得了可用资金。

个别产品和原材料的积压减少了80%以上，基本上杜绝了由于数据不准确造成的积压和断货。

工作效率的提高，为企业节约生产成本5%-8%，由于工作环节多，要实现各种数据的统计，需要耗费大量的人力物力，而统计结果却往往不准确不及时，通过系统中各种统计手段，使企业管理层人员可以随时查看各种统计结果。

年营业额当年增长50%，便捷的分销及市场分析系统，为企业管理层提供了及时准确的参考数据，使企业在占领市场、提高竞争力方面具备了强大的生命力。

客户感言

ERP实施为企业规范业务流程，提高搜集数据的及时性、规范性和完整性，消除集团化管理中的三大障碍；控制成本，为企业带来经济效益；提高管理水平和企业竞争力。